Désélectionnez des projets pour réussir vos projets d’amélioration

Qui trop embrasse mal étreint.

L’avenir de votre organisation exige des changements continus. Ces changements prennent la forme de petits et grands projets tels que:

• Développement et mise en œuvre d’un plan de formation pour le personnel
• Remplacement du progiciel de gestion intégré
• Conception d’un nouveau produit ou service
• Développement d’un nouveau marché
• Campagne de réduction de la non qualité
• Mis en œuvre d’un système de management environnemental
• Etc.

Malheureusement, plusieurs de ces projets ratent leurs objectifs, ne respectent pas leur échéancier et budget, ou pire encore, sont interrompus avant terme. Le problème n’est pas l’incapacité de vos ressources à gérer ces projets.

Basé sur mon expérience de consultation avec plusieurs dizaines d’organisations, de la PME à la multinationale, les principales raisons de ces demi-succès ou échecs sont :

• Votre organisation disperse ses ressources humaines et monétaires, de plus en plus restreintes, dans un trop grand nombre de projets.
• Ces projets demandent des efforts supplémentaires à vos employés qui sont déjà débordés dans leurs tâches quotidiennes. L’épuisement professionnel est maintenant TRÈS fréquent dans les entreprises. Trop de personnes perdent leur santé à gagner leur vie.
• Les mêmes ressources sont souvent impliquées, malgré elles, dans tous les projets. Exemple : le personnel de votre département des technologies de l’information.
• Les ressources et les efforts pour réaliser avec succès les projets, même les plus simples, sont régulièrement sous-estimés.
• Les projets sont souvent gérés en silo par vos départements qui ont une connaissance partielle ou nulle de la charge de travail des autres départements.
• Vos gestionnaires et employés n’ont pas une compréhension commune de la priorité à donner à chaque projet.
• Les objectifs des projets ne sont pas tous compatibles avec les objectifs de vos gestionnaires.
• Les priorités de votre organisation et de ses projets changent constamment car l’économie est de plus en plus imprévisible.

Pour réussir vos changements, votre organisation doit désélectionner des projets, même s’ils sont déjà commencés, afin d’accélérer leur réalisation et l’obtention des bénéfices.

Voici le processus en 3 étapes que j’utilise avec mes clients pour désélectionner leurs projets.

Étape 1 – Dressez un bilan de santé de votre organisation

Définissez, mesurez et analysez vos flux de valeur, vos contraintes, vos forces, vos faiblesses (les aspects internes à votre organisation), les menaces et les opportunités (les aspects externes à votre organisation). Faites un inventaire de tous les projets en cours et planifiés pour la prochaine année.

Étape 2 – Définissez la vision de votre organisation d’ici 1 à 3 ans

Vous ne pouvez pas uniquement répéter les meilleures pratiques des autres organisation (Benchmarking) pour vous améliorer. Vous devez développer votre propre vision de l’excellence.

Cette vision doit aller au-delà des mots. Vous devez cartographier vos flux de valeur futurs pour matérialiser cette vision. Lisez mon billet La 1re phase du Kata d’amélioration : comprenez la direction à prendre pour plus de détails.

Cette vision deviendra votre cible à atteindre. Vous éviterez ainsi de perdre temps et argent à mettre en œuvre des projets qui ne cadrent pas avec votre vision.

Étape 3 – Désélectionnez des projets

Vous ne pouvez pas tout régler en même temps car vos ressources humaines et monétaires sont limitées. Vous devez réduire le nombre de projet en cours et planifiés à un niveau compatible avec la disponibilité de vos ressources. Attention de surestimer celle-ci.

Je vous recommande de réaliser cette activité avec la participation active de tous les membres de la direction en utilisant la méthodologie Kaizen Blitz.

Il existe plusieurs méthodes pour désélectionner les projets. Pour ma part, j’aime les choses simples et rapides. J’ai utilisé à plusieurs reprises la matrice illustrée ci-dessous avec des PME et des multinationales pour aider les membres de la direction à désélectionner leurs projets.

P.S. Grincements de dents assurés. Je n’ai pas encore rencontré un président, DG, VP ou directeur qui a accepté de faire mourir un projet qui lui tenait à cœur sans combattre.

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