La gestion de l’information dans votre entreprise à l’ère du Web 2.0

Les gagnants seront ceux qui restructurent la manière dont l'information circule dans leur entreprise. Bill Gates

La connaissance, la créativité et l'information sont les matières premières de la société du savoir. En 20 ans, la création de valeur est passée du matérielle à l'immatérielle dans les entreprises innovantes. De nombreuses innovations ont profondément changé la gestion de l'information dans les entreprises. Les trois prochains paragraphes présentent ces changements.

Période avant le Web (décennies 70 et 80)

• Le support de l'information = Papier
• La sauvegarde de l'information = Chemise, classeur et salle d'archive
• Les moyens de communication = Télécopie, courrier interne, poste et service de livraison express
• Les outils de traitement de l'information = Machine à écrire, photocopieur et télécopieur
• Le processus de traitement = Séquentielle
  • Les secrétaires étaient au cœur de ce processus long, coûteux et peu flexible. Les secrétaires ont depuis disparues et sont devenues des adjointes.
• Les informations en cours de traitement  (WIP – Work In Process) = VISIBLES, les documents papiers s'accumulaient sur les bureaux.

Période des réseaux locaux et du Web (décennies 90 et 2000)

• Le support de l'information = Électronique
• La sauvegarde de l'information = Mémoire de masse magnétique sur des ordinateurs personnels et des serveurs d'entreprise
• Les moyens de communication = Progiciel de gestion intégré (ex.: Manufacturing Resource Planning ou MRP-II, Enterprise Resource Planning ou ERP), courriel avec l'abus du cc (Carbon Copy) et Web 1.0 (communication unidirectionnelle)
• L'outil de traitement de l'information = Ordinateur personnel
• Le processus de traitement =  En réseau
• Le WIP = INVISIBLE, les documents électroniques s'accumulent sur les disques durs des ordinateurs et dans les boîtes de courriel.
  • Le contrôle de l'information et le suivi des travaux sont difficiles. Les dépassements de coûts et le non-respect des délais sont légions.

Les entreprises sont encore fortement ancrées dans cette période.

Période du Web 2.0 actuellement en émergence dans les entreprises

Les entreprises intègrent lentement le Web 2.0 dans leurs opérations. Le Web 2.0 désigne les applications en ligne qui permettent aux utilisateurs de créer, modifier et échanger des informations sur le Web sans aucune connaissance de la programmation. Le Web 2.0 facilite les interactions sociales d'où le nom médias sociaux.

Les médias sociaux font appels à plusieurs moyens de communication comme les flux de syndication (ex.: RSS - Really Simple Syndication), les blogues (ex.: WordPress et Blogger), les wikis (ex.: Wikipédia), le partage de photos (ex.: Flickr), le vidéo-partage (ex.: YouTube), les réseaux sociaux (ex.: Facebook, Linkedin et Google+), les microblogues (ex.: Twitter), etc.

• Le support de l'information = Électronique
• La sauvegarde de l'information = Migration des applications et des informations vers des serveurs à distance. C'est le concept de l'informatique en nuage ou Cloud Computing
• Les moyens de communication = Courriel et médias sociaux
• Les outils de traitement de l'information = Ordinateur personnel, téléphone intelligent et tablette électronique
• Le processus de traitement = Collaboratif
• Le WIP = VISIBLE, les plus récents documents électroniques peuvent être consultés et/ou traités par les parties prenantes selon leurs rôles et responsabilités.
  • Le contrôle de l'information et le suivi des travaux sont grandement améliorés.

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