Faites des réunions debout (Stand-up Meeting) au début de chaque quart pour mieux organiser le travail

Une réunion est d'autant plus longue que l'ordre du jour est plus creux. Roger Martin

La plupart de vos gestionnaires se plaignent qu’ils passent trop de temps en réunion. Ces réunions sont utiles pour partager des informations et prendre des décisions. Toutefois, ces réunions sont une source importante de temps à non-valeur ajoutée.

Les problèmes avec vos réunions

• Vous avez trop de réunions. Chaque nouveau problème ou défi amène une nouvelle réunion. Vous avez des réunions pour les problèmes qualité, pour les problèmes d’approvisionnement, pour le suivi des commandes, etc.
• La raison de la réunion est mal comprise, l’ordre du jour est vague, inexistant ou couvre trop de points.
• Leur durée est trop longue. De plus, vos réunions débutent souvent en retard et s’étirent au-delà du temps prévu.
• Les bonnes personnes ne sont pas toujours présentes. Toutefois, des personnes non concernées y participent.
• Des personnes arrivent en retard ou quittent la réunion avant sa fin.
• D’autres personnes sont présentes physiquement, mais pas mentalement. Elles lisent et répondent à leurs courriels et messages textes sur leur téléphone intelligent.
• Les informations partagées sont incomplètes ou erronées.
• Les discussions dévient de l’ordre du jour ou s’éternisent sur un point.

Qu’est-ce qu’une réunion debout?

Les réunions debout encouragent la participation active de vos équipes naturelles afin de :

• Faire un retour sur le quart de travail précédent (Phase Check du cycle PDCA)
• Planifier le travail à réaliser pendant le quart de travail, discuter des demandes spéciales et des contraintes associées (Phase Plan)
• Identifier la ou les personnes de l’équipe naturelle qui seront responsables de définir et de mettre en œuvre des améliorations pour corriger les problèmes, améliorer la qualité et faciliter le travail (Phase Act)
• Identifier les problèmes ne pouvant être résolus par l’équipe naturelle afin de les remonter dans votre organisation et dans vos services de soutien (Communication Bottom-Up)
• Suivre la mise en oeuvre des améliorations planifiées lors des quarts précédents
• Diffuser vos informations corporatives (communication Top-Down).

QUAND faire les réunions debout?

Au début de CHAQUE quart de travail pendant MOINS de 15 minutes. Cela permet de lancer le quart de travail et de vérifier la présence de tous.

QUI participe aux réunions debout?

La réunion debout fait appel à l'équipe naturelle soit un gestionnaire de 1re ligne (ex. : un chef d’équipe ou un superviseur) avec TOUS ses employés. La participation de tous renforce le sentiment d’appartenance à l’équipe. Pensez au 3e niveau de la pyramide des besoins de Maslow.

OÙ faire les réunions debout?

Directement sur le Gemba, c’est-à-dire à l’endroit où les besoins de vos clients sont satisfaits par vos employés de 1re ligne. Évitez les cafétérias et les salles de pause.

POURQUOI adopter les réunions debout?

J’encourage mes clients à mettre en œuvre des réunions debout conjointement avec le travail standard pour les leaders, le management visuel et un processus d’imputabilité pour

• Éliminer ou réduire les problèmes énumérés ci-dessus
• Mieux planifier, contrôler et améliorer le travail au quotidien.

Ces outils du Lean Management permettent de rapidement améliorer la performance globale de votre organisation.

COMMENT fonctionnent les réunions debout?

Les réunions debout doivent être minutées afin de durer moins de 15 minutes.

L’objectif de ces réunions est uniquement de partager l’information. La résolution des problèmes est importante, mais ne doit pas être faite pendant une réunion debout. Identifiez un ou des membres de l’équipe naturelle et planifiez un temps précis pendant le quart de travail pour s’attaquer à ces problèmes.

Définissez un ordre du jour standardisé et utilisez toujours le même jour après jour.

Exemple d’un ordre du jour

• Retour sur le quart de travail précédent. 2 minutes
• Travail à réaliser aujourd’hui, demandes spéciales et contraintes. 3 minutes
• Améliorations à mettre en œuvre pendant le quart. 3 minutes
• Problèmes à remonter dans l'organisation et dans les services de soutien. 1 minute
• Améliorations planifiées lors des quarts précédents. 2 minutes
• Informations corporatives. 2 minutes
• Varia. 2 minutes

Utilisez un tableau de gestion visuelle pour faciliter la tenue de ces réunions et pour structurer les informations diffusées.

Commentez ce billet et cliquez sur le bouton "J'aime" ci-dessus si vous avez aimé. Merci de partager ce billet sur vos fils Twitter, Linkedin, Google+ et Facebook en utilisant les boutons ci-dessus.

Abonnez-vous immédiatement pour recevoir automatiquement par courriel mes billets hebdomadaires dès qu'ils sont publié.

Vous êtes libre de partager, reproduire, distribuer et communiquer ce billet selon les conditions de la licence Creative Commons.