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Découvrez pourquoi vos projets sont souvent en retard et hors budget

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Vos projets …

  1. Terminent rarement à temps.
  2. Dépassent couramment le budget initial.
  3. Subissent de nombreux changements.
  4. N’ont pas toujours accès à la bonne ressource au bon moment.
  5. Manquent de ressources pour respecter l’échéancier.
  6. Sont fréquemment en conflits pour l’utilisation des ressources.
  7. Sont souvent perturbés par les autres projets.

La façon habituelle de planifier vos projets

  1. Vous définissez les tâches de votre projet et les ressources requises pour chacune.
  2. Vous estimez le temps pour chaque tâche avec une marge de manœuvre suffisante pour garantir leur réalisation à temps.
  3. Vous déterminez les dépendances entre les tâches.
  4. Vous tracez le réseau de tâches.
  5. Vous analysez le chemin critique qui conditionne la date de fin de votre projet. Le chemin critique ne tient pas compte de la capacité de vos ressources. Ceci pose problème, car vos ressources ont généralement une capacité limitée.

La difficulté d’estimer la durée des tâches

Lorsque vous donnez plus de temps pour chaque tâche, chacune a plus de chance d’être complétée à temps, mais la date de fin du projet sera plus tard. Lorsque vous donnez moins de temps à chaque tâche, la date de fin du projet sera plus tôt, mais le projet risque d’être en retard.

Un peu de mathématique

Exemple : Vous estimez la durée de chaque tâche d’un projet avec un degré de confiance de 90 % qu’elle sera achevée à temps. Si votre projet contient 20 tâches, la probabilité que toutes ces tâches terminent à temps est de 0,9EXP20  x 100 = 12 %. Pour 50 tâches, la probabilité est de seulement 0,5 % ou 0,9EXP50 X 100. Il est donc inévitable que plusieurs tâches ne respectent pas vos estimations.

Les variations communes et les variations spéciales

La durée des tâches est sujette aux variations communes et aux variations spéciales. Les variations communes sont dues à la variation naturelle de la tâche. Ces variations sont normales et prévisibles.

Jean-Pierre Dubé - Variation commune

Les variations spéciales sont dues à une cause spéciale, accidentelle et imprévisible.

Jean-Pierre Dubé - Variation spéciale

Même s’ils ne connaissant pas cette théorie, vos gestionnaires savent par expérience que la durée des tâches varie normalement et sont sujettes à divers problèmes. Face à l’incertitude causée par ces variations, vos gestionnaires et employés ajoutent du temps (un tampon de sécurité) lorsqu’ils estiment la durée de leurs tâches. Tous veulent compléter leurs tâches avec un niveau de confiance de 80 à 90 %. Malgré tout ce temps ajouté à chaque tâche, vos gestionnaires et employés terminent régulièrement les projets hors échéancier et hors budget.

Quelles en sont les causes?

Les quatre (4) principales causes sont :

  1. Le syndrome de l’étudiant et la loi de Murphy.
  2. La loi de Parkinson.
  3. Les dépendances.
  4. Le multitâches.

Le syndrome de l’étudiant et la loi de Murphy

Vous vous souvenez de la période où vous étiez au Cegep ou à l’université. La date de remise des travaux importants était souvent fixée d’avance au début de la session. Confiant grâce au temps que vous disposiez, vous attendiez au dernier moment pour vous mettre à la tâche. C’est ainsi que vous avez expérimenté la loi de Murphy : si une chose peut mal tourner, elle va infailliblement mal tourner.

Même si les tâches de vos projets sont planifiées afin de débuter au plus tôt, celle-ci commence souvent au plus tard. Vos gestionnaires et employés savent qu’ils disposent d’un tampon de temps dans chaque tâche. Ils redeviennent des étudiants peu empressés à se lancer dans leurs travaux. La marge de sécurité est perdue inutilement dès le début de la tâche et le projet prend inévitablement du retard lorsque la loi de Murphy frappe.

Jean-Pierre Dubé - Syndrome de l'étudiant

La loi de Parkinson

La Loi de Parkinson stipule que le travail se dilate ou se comprime comme un gaz pour remplir très exactement le temps et l’espace qui lui sont alloués. Une tâche prendra toujours la durée prévue même si le temps nécessaire pour la réaliser est inférieur.

Vos gestionnaires et vos employés n’ont habituellement aucun intérêt à finir une tâche plus tôt.  Ils préfèrent utiliser le temps restant pour ralentir le rythme ou faire un meilleur travail plutôt que de passer plus rapidement à la prochaine tâche. Les gains de temps sont ainsi perdus alors que les dépassements de temps se propagent sur le chemin critique. Ceci a pour effet de retarder la date de fin de vos projets.

Les raisons pour justifier les dépassements semblent toujours pleines de bon sens. C’est ce que j’appelle « Le livre des 101 raisons ». Je me promets un jour de les écrire, car ce sont toujours les mêmes que j’entends, quel que soit le projet ou l’organisation.

Les dépendances

Les dépendances proviennent de la nécessité de synchroniser :

  1. Différentes tâches à l’intérieur d’un même projet
  2. L’utilisation de ressources communes entre différents projets.

Exemple : La 1re dépendance peut être la disponibilité de la matière première, puis la disponibilité de l’employé pour recevoir la matière première, puis la disponibilité de l’équipement pour traiter la matière première, etc.

Plus votre projet est complexe, plus les dépendances croissent. Les dépendances provoquent des vagues composées de successions d’attentes et de travail difficiles à prévoir.

Le multitâches

Le multitâches est très valorisé, car vous avez ainsi l’impression d’optimiser le temps de vos gestionnaires et employés. Le multitâches a un effet dévastateur sur la durée d’un projet lorsqu’une ressource partagée n’est pas disponible pour réaliser une tâche sur le chemin critique.

L’optimisation du temps de chaque employé ne garantit pas l’optimisation du temps de vos projets : ∑Optimum local (employés) ≠ Optimum global (projet). Malheureusement, c’est un paradigme de gestion fortement enraciné.

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