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Gérez votre performance au quotidien avec une réunion debout

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La plupart de vos gestionnaires se plaignent qu’ils passent trop de temps en réunion. Ces réunions sont utiles pour partager des informations et prendre des décisions. Toutefois, ces réunions sont une source importante de temps à non-valeur ajoutée.

Les problèmes avec vos réunions

  1. Vous avez trop de réunions. Chaque nouveau problème ou défi amène une nouvelle réunion. Vous avez des réunions pour les problèmes qualité, pour les problèmes d’approvisionnement, pour le suivi des commandes, etc.
  2. La raison de la réunion est mal comprise, l’ordre du jour est vague, inexistant ou couvre trop de points.
  3. Leur durée est trop longue. De plus, vos réunions débutent souvent en retard et s’étirent au-delà du temps prévu.
  4. Les bonnes personnes ne sont pas toujours présentes. Toutefois, des personnes non concernées y participent.
  5. Des personnes arrivent en retard ou quittent la réunion avant sa fin.
  6. D’autres personnes sont présentes physiquement, mais pas mentalement. Elles lisent et répondent à leurs courriels et messages textes sur leur téléphone intelligent.
  7. Les informations partagées sont incomplètes ou erronées.
  8. Les discussions dévient de l’ordre du jour ou s’éternisent sur un point.

Qu’est-ce qu’une réunion debout?

Les réunions debout encouragent la participation active de vos équipes naturelles afin de :

  1. Faire un retour sur le quart de travail précédent (Phase Check du cycle PDCA).
  2. Planifier le travail à réaliser pendant le quart de travail, discuter des demandes spéciales et des contraintes associées (Phase Plan).
  3. Identifier la ou les personnes de l’équipe naturelle qui seront responsables de définir et de mettre en œuvre des améliorations pour corriger les problèmes, améliorer la qualité et faciliter le travail (Phase Act).
  4. Identifier les problèmes ne pouvant être résolus par l’équipe naturelle afin de les remonter dans votre organisation et dans vos services de soutien (Communication Bottom-Up).
  5. Suivre la mise en oeuvre des améliorations planifiées lors des quarts précédents.
  6. Diffuser vos informations corporatives (communication Top-Down).

QUAND faire les réunions debout?

Au début de CHAQUE quart de travail pendant MOINS de 10 minutes. Cela permet de lancer le quart de travail et de vérifier la présence de tous.

QUI participe aux réunions debout?

La réunion debout fait appel à l’équipe naturelle soit un gestionnaire de 1re ligne (ex. : chef d’équipe, superviseur, coordonnateur, contremaître, etc.) avec TOUS ses employés. La participation de tous renforce le sentiment d’appartenance à l’équipe. Pensez au 3e niveau de la pyramide des besoins de Maslow.

Jean-Pierre Dubé - La pyramide des besoins de Maslow

OÙ faire les réunions debout?

Directement sur le Gemba, c’est-à-dire à l’endroit où les besoins de vos clients sont satisfaits par vos employés de 1re ligne. Évitez les salles de réunion, la cafétérias et la salle de pause.

POURQUOI adopter les réunions debout?

Nous encourageons nos clients à mettre en œuvre des réunions debout conjointement avec le travail standard pour les gestionnaires, le management visuel et une pyramide PDCA pour:

  1. Éliminer ou réduire les problèmes énumérés ci-dessus.
  2. Mieux planifier, contrôler et améliorer le travail au quotidien.

Ces outils du LEAN Management permettent de rapidement améliorer la performance globale de votre organisation.

COMMENT fonctionnent les réunions debout?

Les réunions debout doivent être minutées afin de durer moins de 10 minutes.

L’objectif de ces réunions est uniquement de partager l’information. La résolution des problèmes est importante, mais ne doit pas être faite pendant une réunion debout. Identifiez un ou des membres de l’équipe naturelle et planifiez un temps précis pendant le quart de travail pour s’attaquer à ces problèmes.

Définissez un ordre du jour standardisé et utilisez toujours le même jour après jour.

Exemple d’un ordre du jour

  1. Retour sur le quart de travail précédent: 1 minute.
  2. Travail à réaliser aujourd’hui, demandes spéciales et contraintes: 1 minute.
  3. Améliorations à mettre en œuvre pendant le quart: 1 minute.
  4. Problèmes à remonter dans l’organisation et dans les services de soutien: 1 minute.
  5. Améliorations planifiées lors des quarts précédents: 1 minute.
  6. Informations corporatives: 1 minute.
  7. Varia: 1 minute.

Utilisez un tableau de management visuel pour faciliter la tenue de ces réunions et pour structurer les informations diffusées.

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7 octobre 2012

6Réponses surGérez votre performance au quotidien avec une réunion debout"

  1. Merci M. Dubé pour cet article. Très intéressant. Dans une formation que je donne, Virage 180 : Recadrer sans discipliner, j’apprends aux gestionnaires comment régler les petits problèmes de comportement des employés sans utiliser la discipline, par exemple les retards. Je vais dorénavant ajouter votre article comme référence… Méthode de gestion efficace, bon exemple d’un leadership présent et outil permettant d’identifier rapidement les abonnés aux retards.

    France Lefebvre, CRHA

  2. Merci Frédéric, Julien et Robert pour vos commentaires. Frédéric, voir le billet http://jeanpierredube.com/2011/07/31/kaizen-blitz/ pour une analogie avec Juliette la poule et Babe le cochon.

  3. Je dirais aussi lors des meeting de bien identifier les Chicken (informés) et les Pigs (impliqués)

    Le gestionnaire de projet doit maximiser le dialogue avec les « impliqués » et s’assurer que les « informés » assistent silencieusement tout en faisant part de leurs points en dehors du meeting.

    Voir une fable sur la gestion de projet pour comprendre!
    http://en.wikipedia.org/wiki/The_Chicken_and_the_Pig

  4. Julien BERRI dit :

    Dans les nouvelles techniques de gestion des séances de travail en équipe, il est intéressant de voir l’apport de nouveaux outils tels que K-linq Decisions.
    Il permet de garder l’interactivité des échanges, tout en améliorant l’efficacité et la qualité des séances en permettant de mieux impliquer et écouter l’ensemble des participants.

    Julien B.

  5. Robert dit :

    Impressive! Much thought in this prescription. Thinking about the meeting in advance is key. I found standup meetings were fine in the Bank, but in a multi-site organization not applicable. I recommend George David Kieffer, The Strategy of Meetings (1988, o.o.p but well worth searching ABE). And William Lareau, Office Kaizen, for more on standup meetings. Thanks, Jean Pierre, for your excellent posts.

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